Kaarinan Pojat ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Kaarinan Pojat ry, 1006858-6
Piispanristintie 1, 20760 Piispanristi
toimisto@kaapo.fi
Tietosuojasta vastaava henkilö: viestintäkoordinaattori Susanna Luotonen, p. 040 847 8519

Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään Kaarinan Pojat ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä sen luottamushenkilöiden ja Kaarinan Pojat ry:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Kaarinan Pojat ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään myös Kaarinan Pojat ry:n alaikäisten jäsenien huoltajien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen perusteella, perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• jäsenyyksien ylläpito;
• kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat);
• tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu;
• vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle;
• viestintä- ja markkinointitoiminnot (mm. sosiaalinen media)
• sähköinen jäsenviestintä;
• analysointi ja tilastointi;
• asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen;
• kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi;
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen;
• analysointi ja tilastointi;
• tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen;
• sisällöt ja niiden personointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Kaarinan Pojat ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
• Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
• Luottamushenkilöiden osalta yhdistyslainsäädäntöön.
• Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Kaarinan Pojat ry:n jäsenten sekä luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, syntymäaika;
• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus;
• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli;
• mahdolliset luvat ja suostumukset;
• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta;
• ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot;
• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus;
• seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva;
• ruoka-aineallergiat (vain pelaajat sekä sellaisiin tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua, osallistuvat)
• työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus;
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään

• rekisteröidyltä itseltään suoraan järjestelmään, internetin välityksellä, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
• rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä
• evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
• Suomen Palloliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä (esim. Taso)
• seuran jäsenrekisteristä,
• seuran käyttämän lipunvälittäjän lipunmyynti- ja kulunvalvontajärjestelmästä,
• erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja salassapitositoumuksen allekirjoittaneet vapaaehtoistoimijat voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla;
• voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa;
• jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
• voimme luovuttaa osallistujalistoja tapahtumien (koulutukset, turnaukset jne.) järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Rekisteriin tallennettuja rekisteröityjä pelaajia ja seuran toimihenkilöitä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Kaarinan Pojat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Kaarinan Pojat ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

• Kaarinan Pojat ry:n jäsenet: jäsenen perustiedot (nimi, yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero), syntymäaika). Lisäksi pelaajilta mm. vaadittavat terveystiedot ja tiedot vakuutuksista.
• Kaarinan Pojat ry:n toimi- ja luottamushenkilöt: yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, yhteystiedot).
• Sopimussuhteissa olevat tahot: sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).
• Tapahtumiin osallistuvien osalta: allergiatiedot rekisteröidyn elintärkeään etuun vedoten, muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä).
• Asiakasmarkkinoinnin osalta: asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite.

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Yhdistyksen jäseneksi tai luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista tapahtumiin ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@kaapo.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Kaarinan Pojat ry, Piispanristintie 1, 20760 Piispanristi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 18.5.2018.